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“我们很早就介入信息化领域,在帮助客户打造信息化系统的同时,也陆续给自己建立了一些系统.在2008年,虽然我们有一些工具,但是在软件的完备性和功能性上都不能满足预期的提高工作效率、管理的准确性等工作需求,因此,我们对OA系统有强烈需求.”东方电子集团有限公司（以下简称东方电子）科技部部长郑永志在接受记者采访时说.
缺席会议不能找借口
东方电子集团有限公司,是国内能源管理系统解决方案主要供应商之一,参与了IEC（国际电工委员会）国际标准制定,是EMCA（中国节能协会节能服务产业委员会）主要成员.公司目前拥有智能电网、物联网、节能环保“三大主业”和软件及外包服务、电子制造、民用消费品“三大辅业”.
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公司目前拥有包括一个上市公司在内的15家权属企业,员工两千余人.公司目前有电力调度自动化、保护及变电站综合自动化、配电自动化、电能计量管理、智能电源、合同能源管理、RFID等10大系列300多个产品,覆盖了能源、交通、公共安全等领域.
早在2008年,东方电子开始建立和完善整体高效的协同运行机制,由于公司缺乏一套简洁、实用、高效的协同办公平台,导致个人办公效率、整体办公效率难以提高,信息共享、传递不及时,统一决策、贯彻执行的难度变大和速度变慢,东方电子亟需在集团公司范围内构建协同办公系统.作为一家为客户开发信息化系统的企业,它对于信息化系统的认识比普通企业更深刻,要求也更高.
经过招标,东方电子最终选择了万户网络的OA系统.记者了解到,该系统主要提供了信息管理、单位主页、工作流程、综合办公、邮件、GKE（即时聊天工具）等六大功能模块.这些模块对东方电子来说都非常重要,其中最重要的功能是信息管理和综合办公,它们让东方电子的员工实现了即时沟通,协同办公.
综合办公这个模块包括会议管理和图书管理.其中“会议通知”这一应用让郑永志非常满意,以前开会时,负责通知的同事要去电话或者当面通知每一个参会者,而找不到参会者的情况时有发生,在使用了OA系统以后,参会者可以通过OA收到该会议通知,还可以通过短信发送到参会者的手机上,通过多种方式传达到员工.“以前通知开会的时候,负责通知的人老觉得不踏实,因为电话通知,有的人缺席时会说没收到会议通知.现在通过OA,通知没通知,大家一眼就看到了.”郑永志说,“对沟通、协作的作用比较明显.”它同时可以实现预定会议室的作用.
而通过图书管理这一应用,员工可以在OA系统里查询企业内的图书馆里的哪些书已经借出,哪些书可借阅.这省去了员工跑图书馆之劳.而这也得到了企业员工的肯定,“现在在OA上就可以查阅哪些图书可以借,方便又节省时间.”东方电子的员工李明向记者表示.
异地沟通很通畅
信息管理也是员工使用频率最高的功能之一.东方电子集团旗下有诸多分子公司,有员工两千多人.传统的沟通方式以电话和邮件为主,即时性不强,传递的信息量有限,成本高.而现在通过OA系统的信息管理模块,员工可以随时了解公司动态、公司公告,查看通知,通过论坛讨论问题等,这样大大节省了沟通成本,提高了沟通效率.这种异地的顺畅沟通是通过VPN实现的.
对于经常出差的同事来说,他们可以正常办公,OA同样功不可没.以前员工出差时与企业内部沟通的即时性就相对差一些,而通过OA系统,员工可以随时跟踪自己所涉及的工作,比如审批公文、了解公司动态等,真正体现了顺畅的协同办公.“这突破了空间、地域的限制.”郑永志说.这同样是通过VPN来实现的.据了解,目前东方电子的OA系统注册人数超过1500.
任何系统上线都会引起人们的不适应,OA系统也面临着这样的问题,所以OA系统的成功应用,需要“一把手”.公司高层领导非常重视该项目,各部门“一把手”也积极推进OA应用.慢慢地大家就养成用OA的习惯了,从原来的被动推动,转变为后来的主动应用.记者了解到,在OA系统上线之初,有的领导在批完公文之后,马上打电话给上一级的领导,提醒他们在OA上审批流程,促进大家养成使用OA的习惯.
从30个流程到300个流程
东方电子本身是帮助企业开发信息化系统的,因此,其员工对系统研发驾轻就熟,这对于OA在他们内部的成功应用提供了一个便利条件.在上线之初,由于各部门的需求不同,因此需要各部门根据自己的需求个性化论文范文流程.在2008年底OA上线时,万户网络的研发团队为每个部门建立了两个流程,一共有30个流程,而到目前为止,流程已达到300多个,这些流程应用得非常好,让人吃惊的是,这些流程都是各部门内部负责OA系统的东方电子的员工所建立的.这也从一个侧面反映了OA系统在东方电子内容由被动推广到主动应用的过程.
东方电子是很以开放的心态来接受OA的.当时的OA系统还算是新东西,东方电子也是第一次和万户网络合作,双方的配合还没那么默契,因此,在项目的实施过程中,双方存在着一些细小的矛盾,比如产品和实际需求之间有差异、在功能实现上的时间先后等.在项目的实施过程中,争论时有发生,双方经常弄得不欢而散,但是下次见面还继续讨论这个问题,直到解决.这些矛盾点反而让双方成了关系很好的朋友.
经过一段时间的磨合,东方电子对万户网络的项目组的成员产生了信任,因此,他们也愿意听取万户网络项目组成员的建议.比如在当时建立工作流程时,万户建议他们先建立30 个流程,其余的流程由东方电子自己各部门的员工设置,当时东方电子欣然答应.这对于有些企业来说也许无法接受,他们会认为这是万户网络在减少工作量.正是在开放的心态和信任的基础上,东方电子的OA系统才能如此顺畅地上线、运行.
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