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【关键词】提供利用 档案收集 科技档案信息 档案法
科技档案是企事业单位、社会组织及个人在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料.收集和提供利用是科技档案工作赖以生存的两大要素,二者互相依赖、互相制约,组成一个统一的整体.
收集工作是科技档案管理工作的重要基础工作.科技档案的收集,就是按照国家及部门的法律法规、规章制度的有关规定,通过切实可行的措施和方法,把对国家和社会有保存价值的科技文件资料收集到档案部门的工作.档案的提供利用工作,亦称“档案利用服务”、“档案利用工作”,是档案部门以*的档案为依据,通过一定的方式与方法,直接提供档案信息,为企业、社会服务的一项业务活动.从信息论的角度出发,科技档案收集具有信息汇集论文范文的功能,提供利用则具有便利索取信息的功能,因此,当这两大要素组成统一体后,就具有了信息再生的功能,形成一个有机结合的科技档案信息再生系统.本文试从信息论的角度,探讨科技档案收集和提供利用的相互关系,借以认识科技档案的利用规律.
一、收集和提供利用的关系
集中统一管理档案是《档案法》的明确规定.科技档案收集是科技档案信息聚集的枢纽,提供利用是以收集的科技档案作为物质基础的.科技档案收集工作是提供利用工作的基础,科技档案工作首先是要收集好档案,但又不是为了收集而收集,其目的是为了利用科技档案,充分发挥科技档案的价值,为科研、生产和管理活动服务,为经济建设服务.因此,收集工作是整个科技档案工作的起点,而提供利用工作则是整个科技档案工作的归宿点.人们常说：“空口无凭,有物为证”,档案作为一种证据性很强的事物,在维护历史真实面貌方面具有特殊的功能.然而,档案的这种“证史之功”,只能通过收集全面、完整、系统的档案才能实现.在中苏边界谈判时,苏方无理要求中东铁路中苏分界线是绥芬河,有关部门提供了1903年修建中东铁路时的一张以绥芬河以西三个隧道为分界的并有沙俄总工程师签字的纵断面图,在铁的事实面前,苏方代表哑口无言.1999年天安门广场整修工程中,工程技术人员查找了有关数据和图纸,为工程的设计和施工提供了重要依据,节约了大量的设计、施工资金.在生产开发领域中,充分利用收集到的档案可以节约大量资源,对于企事业单位技术革新、技术改造,取得社会效益和经济效益都有具有十分重要的作用.可见,收集是提供利用必不可少的基础和条件.
收集和提供利用是促使科技档案信息形成和科技档案信息的利用相互转化的统一体.甲形成的科技文件,经过收集转化为科技档案,乙由于设计需要而利用甲形成的科技档案,通过提供利用而形成新的科技文件.例如,本公司需要加工一个机件,但不知埋在地下的该机件尺寸是多少,如果加工就要刨开地面基础来测量,这样就相当浪费人力.经过多方查找,终于从施工资料中查到准确数据,节省了时间、降低了论文范文支出.此项工程结束后,我们将收集的材料立卷、归档.中国第一历史档案馆所藏明清时期的水文档案为建设三峡水利枢纽工程和治理黄河、海河提供了重要的依据和参考.浙江省建筑设计院利用茅以升同志保存下来的钱塘江大桥档案,掌握了大桥附近地下的水文地质情况,节约了一大笔勘测论文范文,同时,也避免重新购置图纸的论文范文,加快了设计建设速度.这里,工业科技档案信息的利用者转化为科技档案信息的形成者,而从科技档案信息形成者转化为科技档案信息的利用者,在这一转化过程中,科技档案信息得以不断聚集和增填.同时也体现了科技档案的知识储备和依据凭证功能、科技档案的情报功能、科技档案的促进生产力发展和提高经济效益的功能.
由上可知,收集的档案离开提供利用,就必然成为一潭死水而枯竭和干涸,提供和利用离开收集一定会成为无本之木而停滞和死亡.可见,收集和提供利用是相互依赖的两个侧面,缺一不可.
二、收集质量和提供利用的关系
工厂企业设备的大修、更换、新科技的大量引进等都产生大量档案资料,都是靠档案人员平时的收集来完成.这就要求档案人员必须了解本企业每月的生产情况,不断地与各要素部门随时取得联系,在各要素部门的协助下,更能使收集资料的工作做到及时、准确.科技文件材料形成、积累的是否完整、准确,收集得是否齐全,是保证科技档案质量的关键,对科技档案的提供利用有着十分重要的影响.既然提供利用是以收集的科技档案为物质基础,那么收集科技档案的质量状况必然会对提供利用起决定性的作用.
华中科技大学档案馆:■中國神秘X檔案(1_2)：地底龍骨；王昭君青塚；盜墓賊\科技筆記
比如本公司四期工程中一台风机电机振动大,解决这个问题必须换一台同样的电机才能与风机配合使用.由于接收该风机时没有注意接收该机系统完整的档案,电机振动问题难以解决.在浪费了不少人力物力后才查到原设备的档案,为安装提供了依据,终于使该机复活.由此可见,制约提供利用的因素之一,是收集的科技档案是否系统、完整.再者,在大修中,某些设备更改,技术人员在大修记录上记录不完整,那么在下次大修时的依据就不会准确,势必给生产带来一定困难.可见,制约提供利用的因素之二,是收集的科技档案是否准确.因而本公司为了保证科技档案的质量,采取了以下收集工作的方法和措施：一是严格按照归档制度的规定接收科技文件归档；二是纳入计划管理,实行多种方式结合的收集方法；三是确定和疏通科技档案收集渠道,定向定内容收集；四是抓住重要环节和关键阶段进行收集.
将分散形成的科技档案按照档案规范化要求进行集中统一管理,这就要求档案人员全面了解企业的生产经营状况,深入基层,做好超前服务.各单位应明确规定,档案部门必须参加有关生产技术会议和产品试制、鉴定、科研成果或科技项目鉴定验收会议,设备开箱验收,基建工程竣工验收等活动.科技档案的收集的方法和措施,需要档案工作者根据各单位工作情况把握时机,完整、准确地把需要归档的科技档案集中到档案部门,实现科技档案的集中统一管理.
总之,通过收集而聚集的科技档案信息不系统、不齐全和不准确,必然给提供利用带来负效应；而经过提供利用后再生的科技档案信息收集不完整,也必定使提供利用效益等于零.因此,收集利用不仅是相互依赖的关系,而且是相互制约的关系.为了发挥档案的凭证和参考作用,最大限度地提供利用,档案工作者必须了解本企业发展趋势,掌握第一手材料,发挥主人翁精神,积极主动开发档案信息资源.这样才能为企业生产、营销、领导决策提供有效的档案信息,才能为提高企业的经济效益和社会效益尽一臂之力,也能使企业得到持续的发展.
作者单位：国电中山燃气发电有限公司
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