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【摘 要】档案管理现代化,是社会发展的客观需要,是档案管理工作发展的必然趋势,是档案管理工作的巨大变革和重大的革命.档案管理现代化必须作好以下几点：①管理思想现代化；②管理方法科学化；③管理机构高效化；④管理内容标准化.
【关键词】档案；管理；技术体制；科学决策；管理思想
档案管理现代化,是指逐步运用现代科学技术和装备,现代科学管理手段来改善管理,提高工作效率,这是社会发展的客观需要,是档案管理工作发展的必然趋势,是档案管理工作的巨大变革和重大的革命,所以在不断深入改革的新形势下,作为企事业工作的重要组成部分的档案工作,只有实现管理现代化,才能跟上时代的步伐,才能跟上高频率,快节奏的现代化建设的需要,才能跟上社会发展的需要.笔者认为：在新形势下,档案管理现代化应从以下几个方面进行探讨.
档案管理现代化:第18课：利用现代技术手段，实现档案管理现代化
1.在新形势下,档案管理现代化的重要性和必要性
档案管理现代化,使人们能够彻底摆脱传统的繁琐低效的手工管理,逐步以电子计算机和缩微复制技术为中心的机械化、自动化、缩微化等方向发展.随着我国现代化建设和科学技术的飞速发展,档案管理将面临着新的挑战,同时也带来了巨大的机会,其一表现在：档案数量激增与有限的储存空间和保管设备之间的矛盾日益突出,带来了档案保管方面的一系列问题,而新兴的缩微复制技术和高密度机读档案存储技术,提供了克服这一矛盾的有效手段.其二表现在：依靠传统的工作方法和落后的技术装备,已无法准确、全面、及时地满足现代企事业活动中的各种档案信息需要,企事业档案资源难以得到充分开发,而现代化的信息处理工具——电子计算机,就可以从根本上改变这一现状,所以加快档案信息自动化系统建设,实现档案工作各个环节的计算机化,是实现档案工作现代化,提高档案系统整体功能的物质技术基础和重要手段.我国档案部门应用电子计算机可追溯到70年代,但真正有计划地建立自己的系统是1985年.经过艰苦创业,初步建成了文书档案处理系统,使系统不断向信息管理的目标推进,其装备水平和应用水平逐步提高.“九五”规划之“金信工程”,为全面实现档案信息处理和管理的现代化做了准备.其三表现在：档案管理的工作量日益繁重,面对大量而繁杂的档案越来越难以进行整理、编目、检索、服务、统计和库房管理工作,而档案管理的自动化、机械化,能使档案人员从繁重的手工劳动中解脱出来,致力于档案咨询,编研工作,所以,现代化的企事业需要现代化的管理,只有利用现代化的管理手段来管理档案,才能为企事业提供一流的服务,档案作为一种重要的信息资源,在生产、经营、管理乃至方方面面的作用是不可替代的,只有用现代化手段来管理档案,才能使企事业持续、稳定、高质量地发展.首先我们要纠正档案工作在现代化方面无所作为的观念,一些同志认为档案工作完成收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用及统计工作,不丢失不损坏就可以了,没有认识到信息时代便捷高效的重要性和必要性,因而面对档案管理现代化建设的紧迫性认识还不够高,这样势必影响档案管理现代化的进程.因此,必须解放思想,改变观念,增加开拓意识.例如：有一所企业档案室将四年的文件和1万多张图纸输入计算机,使厂领导直接从网上查阅档案资料,即节约了时间,又便于管理和决策,科技人员也可以直接从网上调用图纸进行查阅,修改和设计方便、快捷、极大地提高了工作效率.许多事实证明,企事业档案管理的现代化,对加强企事业的经营和现代化的管理,提高企事业的经营效益和改革发展,具有直接而重要的作用.
2.档案管理技术与管理体制的现代化
目前,在改革开放的大潮推动下,改革也正在不断的深入和发展,新的思想,新的发现,新的发明创造,国内外的先进科技思想,科技方法,科技成果也同样迅速地、多角度地传播到企事业,所以面对大量信息的涌入,档案工作者如仍袭用旧的管理思想,手段和技术设备,无论如何也不能适应形势的需要了,因此,档案工作者必须以崭新的面貌服务于这个时代.目前,档案工作还面临着许多困难,如设备简陋,技术落后,所以档案工作实现现代化已迫在眉睫.从目前现状及发展趋势来看,实现企事业管理现代化,首先要使档案管理技术与方法现代化,即管理技术装备的现代化和建立在现代化技术手段之上的管理方法的现代化.主要是指：①要实现管理装备的机械化,档案存储的缩微化,档案管理过程的自动化.②要实现办公现代化即采取先进的科学技术,利用电子计算机技术建立四通八达的计算机网络系统,利用缩微照相技术,复印复制技术,声像以及其它技术等.使之广、快、精来准确完成各项工作,提高档案管理的工作效率和质量.③要实现档案工作的组织与管理的现代化,即管理思想的现代化,管理方法的科学化,管理机构的高效化,管理内容的标准化.因为档案管理技术手段的现代化,必然会对传统的管理方法提出挑战,所以如果没有先进科学的现代化档案管理方法和档案工作的组织方法与之相适应,那么档案管理的现代化便无法实现.因此,只有实现档案的管理方法,组织方法的科学化、标准化、系统化,才能使档案管理工作趋于科学和完善.其次,集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式,信息自动化这一高新技术系统也不例外.人机结合是自动化系统的建设方针,其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作,这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一.档案信息自动化系统的管理体制,要能使高度集中管理和方便使用相结合.目前我国档案信息自动化系统的管理体制,同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题,主要方面是集中统一管理不力,这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关.应下决心解决分散现象,从管理制度上保证业务技术规范、标准,硬软件的选用,上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中,实行集中统一管理,不能各行其是自建系统,造成信息分割和资源浪费.也要下决心解决方便使用的问题,如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门,在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”就很难提高档案工作整体水平.建立集中统一管理下的分散式系统,是较理想的模式,但这种高技术结构,必须有较强的管理能力和技术能力,不具备这些条件,从集中向分散过渡,反倒有可能退回到分散式.另外,档案工作者,不能仅仅满足于为他人查阅资料的工作,要变被动管理为主动服务,开辟各种服务窗口,还要增强参与意识,增加服务手段,要根据档案工作的特点,开发档案的信息资源,建立地区、乃至全国的档案数据中心和档案网络体系,创立网络化的档案自动化系统,实现其各企事业档案资源的共享,使档案管理步入数字化、信息化、网络化、现代化的浪潮中.
3.档案管理人员的现代化
档案事业要发展,还必须要培养一支精干的适应档案现代化管理的档案工作者队伍,因为档案机构由人构成,现代化技术由人掌握,设备由人操纵,科学的管理由人实施,所以要实现档案管理现代化与企事业管理的现代化,要实现档案能为企事业提供更优质、更快速的服务,就必须要加强档案管理现代化发展的进程,要加快人才的培养,要培养一批现代化管理人才尤为重要,要培养他们即具有履行专业职责的能力、智力、成绩、学历；还要具有系统的档案专业知识,具备比较全面的文化、理论、科学技术知识以及文史知识,科学技术知识和相关学科的知识,要造就一支高素质、门类齐全,结构合理的高技术人才队伍,如档案网络技术、缩微技术、摄像技术、计算机软硬件技术管理等专业的高级技术人才,档案管理人员还要具备现代化的档案意识,还要不断地更新知识,不断地改变和调整现有的知识结构,培养适应现代化要求的工作能力,成为既能掌握现代化技术与方法,又熟悉档案专业知识的新型档案管理人才.只有如此才能更好地胜任各项档案管理工作,才能适应档案管理现代化的需要.其次,还要重视人才管理,推进档案信息自动化的关键是人才.加强培养教育,造就一大批复合型人才的重要性,已被广泛关注.档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍,其素质水平直接影响自动化水平的提高.当前有些单位的队伍不稳,有人才流失现象.计算机技术人员的培养教育和管理是一个重要课题,要有针对性地对他们进行政治思想教育,培育其事业心和奉献精神,有计划组织进修,掌握信息技术的新知识,在工作条件和生活待遇上给予关心和照顾,解除其后顾之忧、研究专门人才成长和流动的规律,以形成最佳人才结构等方面都需要给予重视.在管理上,还需要研究如何增强计算机机构和人员的活力,例如引入竞争机制,对某些项目实行项目管理,在保证完成档案建设的前提下,开展对社会有偿服务等等.
4.档案管理现代化的科学决策
当前我国档案工作发展已进入整体推进与重点突破相结合的阶段,如何把繁重的任务和推进现代化进程结合起来,正确领导和协调起着重要作用.因此,要求提高行政决策的科学性和决策过程的论文范文化,行政领导要与档案业务、计算机专业技术、人事教育、后勤保障等部门共同研究,组织专家论证,从档案改革的需求、传输技术的可行、人财物力的可能、社会经济效益等多方面进行分析,集思广益才能避免失误.要加强档案信息自动化建设的协调工作,讨论并提出系统建设中长期发展目标和指导方针,协调自动化系统建设中各有关方面工作,审定系统建设的阶段目标、技术路线、标准规范、实施方案、投资规模、经费预算及重大立项和执行.为使重大问题在决策前得到充分论证,应设立专家咨询小组,这为提高行政决策水平建立了制度保障.
总之,在当今的时代大潮中,档案管理现代化是势在必行之路,是新时期客观实际的需要,是改变企事业档案工作落后面貌的需要,只有以最快的速度实现管理现代化,才能适应当前改革开放的新形势,才能推动档案事业的迅猛发展.企事业档案管理现代化为档案事业展示了光辉灿烂的前景,在不久的将来一定能雕塑出当今的时代风采.
【参考文献】
［1］甘肃张掖地区档案处.严格企业档案管理,提高经济运行质量,中国档案,1997年第10期
［2］高缨.树立电子时代的职业形象,中国档案,1999年第5期
总结：本文关于档案现代化论文范文,可以做为相关论文参考文献,与写作提纲思路参考。
档案管理现代化引用文献:
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