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档案管理和服务创新论文范文

【摘要】社会在不断的发展,我国已经进入了多元化的时代,高校档案管理工作想要有进一步突破,多远化时代下高校档案管理工作朝着可持续发展是必然趋势,也是高校前进的根本途径.由于传统的高校档案管理工作主要采用纸质档保存,较为单一简单,服务理念不能满足时代的要求.本文针对我国高校档案管理与服务利用的创新性建设重要性进行了分析,同时阐述了多元化时代下高校档案管理与服务利用工作中存在的问题,并提出了几点高校档案管理与服务利用创新的发展方向,希望能够为高校档案管理工作打开新的天地,提升管理质量.

【关键词】高校档案管理服务利用创新性举措

引言

近几年,我国高校对学生扩大招生,导致高校会有大量档案信息的录入保存,以往纸质档案保存方式已经不能满足高校档案管理的真实需求,容易出现文档丢失的现象.高校档案管理主要针对教育教学、党政管理、科研资料进行记录,能够反应出高校的整体情况,为校内学生老师提供多方面的服务.当下我国已经进入了信息化时代,高校档案管理与服务利用也需要按照信息化的方式进行,因此在档案管理与服务利用工作需要不断创新.针对现存问题,将高校档案管理與服务利用更为全面,带动高校档案管理工作的稳步发展,让高校档案管理真正做到与时俱进、创新发展.

一高校档案管理与服务利用创新的意义

随着社会的发展,科技的进步,我国各行各业中已经应用了计算机网络技术.高校档案管理工作务必遵循信息化时代的脚步,打破传统纸质档案管理的方式,结合先进的信息时代下网络技术的优势,建立网络电子版档案管理方式,方便档案管理人员查找.由于传统的高校档案管理不够规范,无法满足各项真实需求,因此高校档案管理需要朝着信息化建设的方向前行,创新高校档案管理与服务利用,实现更为标准、规范的查找形式,提升查找效率、保证查找质量.高校档案管理主要收集了学生的资料,然后进行了分类、统计、保管、开发、利用.时代在不停的进步,高校档案管理工作和服务利用需要不断创新,才能更具科学性、合理性,跟上现代化发展的脚步.

二高校档案管理与服务利用中存在的问题

（一）创新建设意识薄弱.我国信息化时代已经来临,但是当下一部分高校对于档案管理与服务利用创新建设的意识较为薄弱,更不谈长期信息化建设.高校档案管理只是用来保存资料,而忽视对档案的利用,造成档案管理工作人员的被动性,安于现状,无法将长期信息化建设得以有效的落实.同时,高校档案管理工作人员没有得到信息化管理培训,不具备信息化建设的专业知识、能力较弱,制约了档案信息化建设的可持续发展,没有树立创新意识.

（二）档案管理体系不完善.由于高校档案管理是一门复杂繁琐的工作,对管理人员要求较高.目前,高校对档案管理没有形成完整的体系.虽然我国已经进入了信息时代,但高校对档案管理信息化建设不够重视,同时没有建立完善的档案管理体系.没有针对档案进行分工管理,导致档案管理缺乏统一进行规范性、科学性,造成档案资源的多方参与,出现混乱的模式.同时,政府没有将高校档案管理工作信息化建设提上日程,因此对学校档案工作没有进行相应的指导,影响了高校档案管理工作信息化建设的全面开发,更不谈信息时代高校档案管理工作与服务利用的创新,制约了高校档案管理工作的可持续发展.

（三）管理人员的信息化操作技能较弱.在信息化时代下对高校档案管理工作人员有了更高的要求,需要档案管理人员具备档案管理的专业知识,同时掌握信息化技术.目前,高校一部分档案管理人员的专业理论知识不足,信息化性操作水平低下,在实际管理过程中无法对管理进行有效维护,出现问题时得不到有效解决.近几年,我国高校学生数量增加档案管理工作量较大.一旦档案管理员缺乏档案管理知识和信息实践操作能力,极其容易出现档案管理失误和数据记录错误,大大制约了信息时代下高校档案管理与服务利用的创新, 同时,学校的相关配套设施不完善,降低了管理人员的工作积极性,无法在基础层面保证高校档案管理与服务利用的创新发展.

（四）纸质档案的单一性.通常来说,以往高校档案管理模式采用纸质档案使用,在使用过程中,纸质档案有其优点也有不足之处.纸质档案的信息较为零散,应用时难于查找.与此同时,高校对档案的利用工作投入较小.目前,我国已经进入了信息化社会,高校档案管理也进入了信息化的起步阶段,但在档案管理与服务利用过程中,仍没有意识到信息开发的重要性,导致高校档案管理仍采用纸质档案的模式,无法拓宽管理的渠道,制约了高校档案管理与服务利用的创新性.

三高校档案管理与服务利用的创新性措施

（一）摒弃传统档案管理的理念.由于高校发展过程中离不开档案管理工作,它可以为高校教学、管理、科研等提供相应数据,具有现实的使用价值和参考作用.目前,信息化时代下高校档案管理工作需要树立创新意识、科学意识,保有可持续发展的理念,摒弃传统档案管理的理念,在档案管理过程中明确各个职责,档案进行分类管理,落实管理责任制.

（二）跟上时代的脚步,引进信息化技术.信息化时代下高校档案管理工作想要得到健康可持续发展需要跟上时展的脚步,投入管理资金、购置先进的设备、引进信息化技术.政府需要根据法律为高校加大经费的投入,为信息化建设需要的设施设备进行采购,为档案信息化建设提供物质基础,有了先进的设施设备也是不行的,还需要引进先进的管理经验,才能提高人们的工作效率,达到良好的管理效果.保证设备能够在优质管理经验方面得到融合,促进高校档案管理信息化建设朝着可持续发展的方向前行.

（三）纸质档案和电子档案互补.由于高校档案管理纸质保存的形式较为繁杂.在信息化时代下利用电子档案能够提升传统档案存储容量,将各项资料长期保存,方便操作,后期资料查询方柏霓,实现了资源共享.但其电子档案也存在一定的缺点,需要有网络,不能一旦没有网络,不能直接读取,降低了信息共享的安全性.容易修改,无法看清原始记录.根据电子档案和传统纸质档案的优缺点来说,高校档案管理与服务利用需要将传统档案和电子档案相结合.那么,需要在纸质档案归档的前提下,将全部档案进行数字化的分类、存储,建立电子档案管理系统,让学校各部门之间进行有效联系.

（四）提升管理人员综合素质和操作能力.信息化时代下高校档案管理与服务利用想要创新发展离不开档案管理工作人员的加入,高校需要加强对档案管理人员的信息化培训,保证每一个管理人员的综合素质和操作能力达标.在实际操作过程中,档案管理人员满足于时代管理的需求.当档案管理工作中出现问题时,管理人员具备处理问题的能力,只有提升档案管理人员的综合素质和操作能力,才能促使高校档案管理工作朝着可持续方向不断前行,落实高校档案管理和服务利用的创新建设,跟上社会发展的脚步.

（五）不断更新、完善管理体系,扩大利用范围.任何一项工作都离不开完善的制度管理,信息时代下高校檔案管理工作也需要建立健全的管理制度.针对档案管理存在的问题,结合时展的规律不断完善档案管理的体系,保证档案管理做到科学化、标准化、规范化、自动化.不断完善管理体系后才能促进高校档案管理与服务利用创新建设,扩大利用范围,实现档案管理的真正价值,方便高校各项资料的查阅,提升高校的办学质量,促进高校的健康发展.

（六）创新服务内容.传统纸质档案只是对资料进行收集、分类、存储,而高校档案管理需要从传统档案收集工作中转变思维进行创新,不断发掘档案管理工作的内容,打破传统档案的实体管理形式,逐渐走向全面档案信息管理和服务转变的道路中来提升档案工作的水平.档案的价值不仅限于“利用”,只有坚持以利用档案内容核心,加大档案研究分析的力度,主动服务,创造出更多的经济社会效益.此时,高校也需要大力引进信息化设备,加大档案信息建设的投资力度,更新完善档案信息化管理系统,建立相关档案管理体系,保证档案信息存储的安全性,让档案管理更加智能、现代、科学,给高校档案管理人员营造轻松的工作氛围.

（七）档案管理服务需主动.我国高校档案管理与服务利用需要在现有的档案管理基础上,朝着信息化服务的现代化方向前行,进而建立出反应灵活敏捷的运行机制,打破传统的被动性服务.让高校档案管理工作变得主动、优质、高效.只要有了主动服务意识,才能推动高校档案管理与服务利用,实现真正的创新.

四小结

综上所述,我国高校需要重视档案管理与服务利用工作的创新性发展,根据目前信息化时代的现状进行深入改革和创新.现如今,高校的档案管理与服务利用还存在一些问题,它制约着档案管理的健康发展.首先学校需要转变观念,规范档案管理工作,结合信息化技术进行创新管理,将高校档案管理工作做得更加透彻和规范,促进高校档案管理工作朝着可持续发展的方向前行.

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作者简介：林静（1974.07-）,女,汉族,安徽舒城人,大专学历,馆员,现就职于安徽财经大学档案馆,从事档案管理工作.

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档案管理和服务创新引用文献: