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《学校档案管理的主要问题与解决策略》

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摘要：学校的档案管理工作是一项十分复杂的工作,对于学校来说做好档案工作能够有效的辅助学校管理提升教学管理水平.从目前的教学现状来看,本文首先对学校档案管理工作的意义进行了分析,同时针对目前学校档案管理问题提出了几点建议,以期能够促进档案管理工作的有效开展.

关键词：学校;档案;管理;问题;对策

1 引言

学校的档案管理工作不仅可以为教育工作者的活动提供相关的依据,同时还可以为其他的教学活动以及教学管理工作提供有效的教育资料.因此做好学校的档案管工作能够有效的促进学校管理工作的顺利开展,在新的发展形势下档案管理工作者应当认真搞清楚学校档案管理工作中存在的不足以及一些问题,同时有针对性的提出相关的解决对策,从而促进学校教育工作的顺利开展.

2 学生档案管理的重要意义

2.1 档案能够真实的记录学校的发展情况

学校的档案作为一种文字性的材料通常会以文字、图标以及音响等形式呈现在大众眼前,档案可以将学校中教师的教学工作以及学校的管理工作如实的记录下来,同时还可以直观的展现出学校的发展历史,真实的对学校的师生发展情况进行记录.在学校的档案中记录发展内容的档案几乎占据了档案的大部分比重,此外档案还记录了优秀教师的教学成果以及先进的教学经验,这些记录都真实的反应了学校的教学水平.

2.2 促进学校的稳定快速发展

学校的每一个环节都需要档案做好相应的记录工作,同时一些学校的教学环节以及管理环节能够通过档案直观的展现在师生的面前,这些资料是见证学校发展历史的最为重要的资源,从中可以有效的总结出学校的历史进程以及发展规律.同时在对目前的学校档案进行分析的过程中还可以针对学校的教育历史进行更加深层次的了解,从中发现问题进行总结与归纳然后在从中制定出合理的解决措施.

3 学校档案管理中的主要问题

首先教育着在对学校的档案进行管理的过程中不够重视,很多学校对于档案管理的具体工作都缺乏了解与充足的认识,主要表现为“重物轻人,重事轻人”,难以从人、财以及时间上给予档案管理工作以充分的支持.一些學校的领导认为与教学工作相比档案管理工作并不是十分重要,因此在人员的安排上随意性较强.例如档案管理人员中有身兼数职的,这样既管理档案工作又担任其他工作很难将精力完全投入到档案管理工作当中去,对资料的整理与收集工作难以顾及,很容易造成档案资源的浪费以及档案服务功能与作用难以发挥出来等问题.其次,管理人员业务素质较低,档案管理工作从表面上看似十分简单,然而管理起来却是一项十分复杂工作,这项工作不仅要求工作人员具备一定的专业性同时还需要他们拥有扎实的理论基础与操作技能.从档案实际管理情况来看,很多学校聘用的人员都不是专业的,同时有些工作者缺乏专业技能培训,导致在文件的整理以及归类和保存等问题上出现日期不准确,档案不能按时立卷归档等.再次,档案管理工作缺乏完善的档案管理制度.学校在对档案工作进行管理的时候缺乏一定的制度依据,加之档案管理方式也较为落后,这样一部分工作人员就会产生懈怠心理,一些档案管理工作无法有效得到落实进而对学校未来的发展产生不利的影响.最后,从档案管理工作的现状来看,大部分学校都是采用的传统的档案管理方式也就是纸质管理,工作着主要是采用手工的形式来查找相关的文件,在资料的查找以及编辑的过程中会遇到大量的阻碍.有些学校虽然建立了电子档案,但纸质文档被电子文档所代替,这虽然为后续的档案管理工作带来了极大的便利,但是在操作的过程中,若稍不注意就会出现删除或者篡改文档的情况.这种形式缺乏规范化与系统化因此导致档案在搜索的过程中出现搜索难度大,准确度低等现象,不仅容易出现安全隐患也并不利于软件的开发与优化.

4 学校档案管理问题的解决策略

4.1 提高档案管理人员的综合素质,提升档案管理意识

在教育事业迅速发展的背景之下,学校也加大了改革与发展力度,与此同时学校对档案的现代化管理的需求也越来越强烈,因此学校也加强了对档案管理工作的重视程度.首先,要想提升学校的档案管理工作水平应当定期对档案管理人员进行专业技术培训,同时要确保培训内容的全面性以及多元化.单纯的培训工作并不能激发员工的积极性,同时还需要在培训结束后进行开合,激发档案管理人员的积极性增强相关人员的积极性.其次,学校还需要培养和选拔该专业的人才,培养一支优秀的档案管理队伍,为学校现代化档案管理工作的开展奠定良好的基础.同时还需要对档案管理工作人员的知识结构进行拓展,借助不同的学习方式来培养和吸引人才,让更多的优秀青年投入到档案的建设工作中来,最后,学校要加大对档案管理工作重要意义的宣传力度,全面提升全校师生对档案管理工作的重视程度,同时还可以举办相关的知识讲座以及普及,从而有效的提升档案管理人员的档案意识.例如学校可以借助微博以及学校的微信公众号等相关手段作为档案信息的服务窗口,这样不仅能够提升档案管理工作的透明度,同时还可以高效的利用相关的档案资料,是提升档案管理效率的有效途径.

4.2 完善档案管理制度体系

为了是学校的档案管理工作能够更加系统和规范,我们应当对相关的制度进行进一步的完善,从而使得档案管理人员能够对自己的工作职责与内容更加明确.在制定相关的档案管理制度的过程中必须要充分了解学校的历史发展状况,充分认识到档案在学校发展进程中的作用,从而在具体的环节中严格落实各项工作.学校的档案数据的交换以及信息的传递等要根据相关的管理标准来执行,如《全国档案信息化建设实施纲要》,在开展档案管理工作的过程中要结合自身的发展需求与特点制定符合自身实际的管理标准,然后通过实践过程中的不断优化来提升档案管理水平.其中,应该对不同档案中的内容以及数据库结构问题做出统一的调整,然后确保其能够在统一的规范下形成能够指导工作的细节的系统化的体系.

4.3 强化电子文档安全防护,提升档案管理水平

强化电子文档的安全防护工作可以有效的提升档案管理水平,一方面可以制定好的标准以及规范来对档案文件进行整理与备份,同时对档案的违规操作惩处制度需要进行完善,进一步明确管理者的责任并且落实安全责任制.另一方面还可以针对有可能出现的一些安全问题开展未雨绸缪的工作,像是制定应急安全管理预案,将电子档案的相关流程进行细化并且纳入档案的安全管理员中去.同时在这个过程中要做好物理隔离工作,不能将存储网络与互联网等内容链接在一起,防止一些信息通过互联网数据出现丢失;此外要对电子文档的访问人员设置权限,借助杀毒软件以及安全软件来定期开展升级与杀毒工作,从而全面提升电子文档的安全性.最后,要对学校电子档案的数据库进行完善,及时根据网络的发展情况来对相关的软件进行更新,尽可能的避免档案受损失.由于一些档案资料在录入之后,不能随意进行更改需要结合相关的数据信息进行整理并且及时进行著录,借助一些合理的检索工具的编制来提升档案信息的准确性,充分的发挥出档案管理工作在学校发展中的重要作用.

5 结语

学校的管理工作无论是对学生还是教职工都有着十重要的意义,因此学校需要从不同的角度以及不同的方面对档案管理工作的水平进行提升,从而为学校的可持续提供强有力的保障.

参考文献

[1]郭杨.基于创新体系下的高等学校档案管理问题的研究[J].华章,2012（2）.

[2]王成.当前学校档案管理工作存在的问题与对策[J].办公室业务（14）：78+81.

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档案管理和学校引用文献: