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（阜新市企业退休人员档案管理中心,辽宁 阜新 123000）
【摘 要】社会保险是社会保障的核心部分,社保档案是社会保障工作的客观依据.笔者在长期从事社保档案管理工作中,立足社会保险改革实际,提出了以现有信息技术为载体,以企业和劳动者参加社保缴费情况为依据,以社保档案管理科学化、规范化、法治化为目的,保障信息化技术在社保档案中的应用,为制定统一化、规范化和科学管理社保档案提供了新思路.
【关键词】社会保险；档案；信息化
随着信息技术的进一步发展,信息的交流和传播更加广泛,人们的工作方式、学习方式和生活方式有了很大变化.将现代信息技术合理运用于社保档案管理,对社会保险决策、管理起着重要作用.
1. 社保档案信息化建设的必要性
社会保险是国家通过立法的形式,由社会集中建立基金,劳动者在年老、患病、工伤、失业、生育等丧失劳动能力的情况下能够获得国家和社会补偿和帮助的一种社会保障制度.社会保险是社会保障的核心部分,它涉及社会各个方面,与广大参保人员终生相伴,对社会经济生活的影响日益增强.在*社保业务过程中产生的大量社会保险档案涉及每个参保人员的切身利益,关系到千家万户,是维护广大参保人员根本权益不可替代的重要依据.社保部门数量巨大的文件材料需长年保存,将现代信息技术应用于社保档案管理对各级社会保险经办机构达到管理服务标准化、经办流程规范化、干部队伍专业化、信息网络科学化起着重要的推动作用.如果忽视社会保险档案管理工作,缺乏系统的档案管理机制和管理手段,那么社会保险基金安全就不会得到有效保障,广大参保人员的合法权益就有可能遭受侵害,社会保险也就无法得到科学发展.
2. 社保档案管理中的信息技术应用
信息技术所带来的变革,能够帮助个人和社会更深入地认识社保档案管理工作,更好地利用社保档案管理工作的各项成果,从而使社保档案管理工作充分发挥作用,推动社会保障体系进一步完善,实现社会公平、和谐稳定.
传统的档案管理方式,在及时性、准确性、全面性以及宣传普及性上大打折扣.信息化时代的到来,提高了档案管理的工作效率.数据库、多媒体和网络技术的紧密结合,使得处在不同地域、不同险种的社会档案业务共同使用一套数据库系统,各个社会档案业务输入或更新各自所从事工作的信息内容,不同的社会档案业务之间共享相关的信息,从而大大提高了社会档案利用的及时性和准确性,为领导决策和管理提供了可靠依据.信息技术改变了社保档案管理的工作方式及服务方式,掌握信息技能已成为社保档案管理工作所必须的基本技能.
通过社保档案信息化建设,社会保障管理部门能把当代最前沿的档案信息技术带入日常管理中.网络技术的应用将极大地改善其业务流程,提高社保档案管理工作的效率,使其能够更大程度地提高管理水平和决策水平.随着我国信息产业和知识经济的迅速发展,传统的社保档案管理工作将逐步向信息化、现代化的方向转型,社保档案管理应用与信息技术的前景更加广阔.
3. 引用信息技术管理方式
随着社会经济发展及保险业务量的逐步加大,实行全国统一微机业务管理是社保业务管理的未来发展方向.当前的重要任务就是要通过计算机网络加强各项事务管理,为用户提供安全可靠地日常服务,促使档案管理现代化.电子文件数据管理中心集中管理辖区内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享,提高工作效率.电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的问题,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第一时间将其收集到,并在档案部门的服务器上归档,以备日后查询.
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社保档案建立之后,它需要不断补充新材料,确保档案的连续性,以充分发挥人事档案的效用.社保档案随着人员的流动而不断的转递,也就是档案的管理单位与用工人员的管理单位相一致,否则档案的作用就不能正常发挥.这样,才能逐步建立全国统一的、独立于机关、企事业单位之外的社会保障体系,促进人才的合理流动.规范社保中心和企事业之间各系统的数据接口,实现现行文件和档案管理信息资源的共享和交换,减少数据的重复输入,节约大量社会的人力物力,也为企事业或社保中心查阅、核对信息提供了方便.
4. 社保档案信息化建设的保障措施
社保档案信息化建设要紧紧跟随世界信息化潮流,要加大对社保档案信息化基础设施建设的投入,改造传统档案管理模式,建立社保档案信息基础设施和应用系统,共同开发利用社保档案信息资源,搞好技术创新,实现超常规、跨越式发展.
加强社保档案信息化法制建设,明确各类社保电子档案的归档标准,规范电子档案的收集、整理、存储、传送及发布程序,保证社保档案系统的真实性、有效性、安全性.
研究制定社保档案信息安全管理办法,出台吸引信息化高端人才、在资金政策等方面保证社保档案的安全可靠和可持续发展,并着手准备行政复议、行政诉讼、应诉等工作.创新观念,制定新型网络化的社保档案的新法规,开创社保档案信息化的新局面.
满足利用者对大量数据档案信息的要求,就要求具有高素质、高技能的现代化档案管理人员才能胜任.针对目前社会保险档案管理人员的业务素质偏低,不能适应当前的社会保险档案管理需要的实际情况,社保部门通过加大改革力度引进高端档案专业管理人才.对现有社会保险档案人员进行专业培训,提高他们的档案管理知识和业务技能,促使社会保险经办机构队伍整体素质得到逐步强化提高,实现社会保险标准化、规范化、精细化管理.
5. 结语
社保档案信息化建设要紧紧跟随世界信息化发展方向,社会保障档案工作也必须与时俱进,改革进取,才能使社会保障档案工作充满生机和活力,为档案管理工作提供广阔的发展空间.
【参考文献】
［１］吕桂珍.浅析社保档案数字化的重要性[J].活力,2011(2).
［２］徐莹.社保档案管理制度的建立与完善[J].兰台世界,2007(5).
［３］赵雪平.浅谈社保档案管理中的信息化建设[J].煤,2007(11).
［４］张岩.浅谈信息技术在社保档案管理中的应用[J].现代商业,2009(18).
［责任编辑：杨扬］
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